武汉宏儒分析湖北ISO9001中采购过程的控制

组织采购的原辅材料及配套件、添加剂等产品直接影响外供产品质量。因此，对组织的采购过程必须实施严格控制。
    采购过程控制的主要目的
    GB/T19001－2000标准7.4.1提出“组织应确保采购的产品符合规定的采购要求。”这里的“规定的采购要求”，应包括采购产品固有特性的要求，例如采购产品的功能和性能的要求，可以是产品的规格、型号、等级及相关质量特性等要求，也可以包括赋予特性的要求（如交货期、价格及售后服务等项要求）。对采购过程实施控制的主要自的就是使采购产品能够满足组织对以上固有特性和赋予特性的要求。对采购产品的控制，是组织对产品实施控制的源头，是组织向顾客提供合格产品的基本保证。
    那么，如何对采购过程进行控制才能实现以上目的?GB/T19001－2000标准7.4.1明确提出，’‘组织应根据供方按组织的要求提供产品的能力评价和选择供方。”这就是要求组织应将对产品质量控制的手段前移到对采购产品的供货源头，对供方实l施控制，要求供方具备长期稳定地g提供合格产品的能力，从而使本组织采购的产品能够符合规定的采购要求。
    采购过程的识别、确定
    采购本身是过程，同时也存在若干子过程。这些过程都存在输人、转换和输出，每个过程都存在过剧的目标和相关要求。只有对采购则全过程和若干子过程实施控制才晓实现对采购产品实施控制的目的。
    组织对采购过程的控制应适则组织实际运作的需要，组织的规模和采购产品不同，控制的过程可能有较大的差异，但通常情况下，组织的采购过程可以包括以下子过程：
    1.确定采购产品的需求
    组织根据生产的需要，可以确E定采购产品的种类和特性，提出采购产品清单或以适宜的其他方式表述。
     这种采购产品的需求，必须根据组织实施运作需要的方式提出。在大多数批量或小批量轮番生产的I组织，可以在某阶段内，例如一年或对年时间内，在盘查库存的基础上，贴出需要购人的采购产品名录。在刚某一工程项目进行一次性施工的限筑施工组织，也应在确定施工项目之后，在施工准备阶段提出本项工程所需的采购产品清单，并完成目供方的调查和评价，选择好合格四方，为具体实施采购做好准备。
    值得注意的是，采购产品的需际和采购产品清单的提出，以及后用的对供方的调查、评价和选择，都民为能够及时采购到合格产品而做出准备。“工欲善其事，必先利其回”。在采购计划下达前，对拟采购品的供方进行调查、评价，并选择确定合格的供方。在采购计划下达后，可按采购计划的要求，立即到已确定的合格供方采购合格产品，而采购计划则是实施采购的指令。如果采购计划下达后，再对供方进行调查和评价则会影响采购活动的顺利进行。因此，在多数情况下，采购产品清单的提出和具体执行采购任务的采购计划还是有所区别的。
    2 .对采购产品实施重要度分级。
    GB/T19001－2000标准7.4.1提出：“对供方及采购的产品控制的类型和程度应取决于采购的产品对随后的产品实现或最终产品的影响”。这就明确提出了本组织采购的产品对产品实现过程和最终产品的影响程度是不同的。有的采购产品对最终产品将起到至关重要的作用，有的采购产品可能对最终产品或后续活动的影响无关紧要。例如，生产不锈钢水杯的组织，采购的产品有不锈钢的钢材和包装时使用的塑料薄膜。对这两种采购产品而言，不锈钢的钢材对水杯的质量特性将起到重要作用，而起保护作用的包装盒内的塑料薄膜，对产品质量的影响则是很小的。组织应针对以上采购产品的重要程度，将不锈钢的钢材列
人重要的采购产品实施重点监控，而对塑料薄膜实施一般控制即可。
    因此，组织应什对采购产品清单，按采购产品对最终产品或后续产品实现影响的重要程度划分级别。可分为关键、重要和一般的采购产品或按组织的实际需要划分。一般情况下，组织的关键采购产品往往是少数的，重要的采购产品也不一定占有较大数量。组织可以集中主要精力控制关键和重要的采购产品，对大量的一般采购产品实施一般控制，从而大大提高组织对采购产品实施控制的效果。

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    3.提出供方预选名单
    组织应针对关键和重要的采购产品，提出每种采购产品的预选供方名单，对这些列人预选的供方分别进行调查和评价，进行充分比较，做到“货比三家”，从而选择质量好。价格合理、服务周到的供方作为组织的供货来源。同时，在选择和比较过程中也可以形成供方的竞争机制。通过供方的竟争，可以采购到价格更加低廉的产品，从而降低产品成本，获得更多的利益。
    值得注意的是，有的组织对采购产品，无论是关键、重要的采购产品，还是一般的采购产品，都没有提出预选的供方。对采购的某种产品，只是提出由一家供货，并对一家供方进行调查，确定一家供方为合格供方。这样，如何能做到”货比三家”，形成供方的竞争机制而使组织获利呢？这种做法很可能偏离GB/T19001－2000标准7.4.1条款的要求，而使组织对供方的选择流于形式，何谈对采购过程实施控制的有效性呢？供方的市场也是动态的，供方本身也不是一成不变的，为确保本组织能长期稳定地采购到符合要求的产品，应随时对供方进行评价和选择。
    4. 对预选供方进行调查、评价和选择
    根据采购产品清单中需采购的产品及按重要度分级要求，对提供关键和重要采购产品的供方，参照组织已确定的采购信息要求进行质量保证能力的调查、评价和选择。调查的内容应包括供方相关人员的能力、技术水平和资格要求等；还包括供方的设备能力二工艺水平、检验和试验能力、合格原材料的供应能力。生产环境的保证能力等；同时地应包括供方的自我调控和改进提高的能力、产品实物质量、产品价格及售后服务和信誉情况等内容。通过调查，对供方作出总体评价，并进行选择。合格供方清单应经过授权人批准，并按受控文件管理。
    对供方调查的方式应根据采购的不同产品及供方的具体情况具体确定，切不可以某种统一的模式进行。例如：
    （1）可以采取试用的方式进行。经过使用认为供方的产品可以满足本组织的需要，同时应对供方的相关质量保证能力进行调查评价，以确保供方有能力长期稳定地提供合格产品。
    （2）根据采购产品的质量水平和信誉程度以及产品的品牌，直接将其确定为合格供方，如采购德国的西门子电器产品、我国宝钢生产的钢材等产品，不必进行质量保证能力的调查和评价。
    （3）对新列人采购名单的供方或了解不够深人的供方，应按对供方调查和评价的内容进行，并依据组织制定的《对供方调查、评价和重新评价准则》的规定进行调查和评价，对判定合格的供方列人合格供方名单。
    组织在采购过程中，有的采购产品可能直接从商贸公司进货。在这种情况下，组织对供方的调查和评价，可以是既评“商”又评“厂”。评价商贸公司的信誉是否可以长期稳定经销货真价实的产品，是否存在经销假。冒、伪、劣产品的劣迹等。但更重要的是评“厂”。应根据相关信息，追溯到采购产品的直接生产厂家。
    5.在合格供方采购产品
    合格供方的产生一般应属组织采购计划下达前的准备工作。在具体实施采购时，应根据采购计划的安排，到合格供方进行采购进货。但组织可能发生“紧急采购”的情况。也就是已列人合格供方的组织由于某些特殊情况不能按正常情况进行供货。在这种情况下，对新的供方进行调查和评价，在时间上已来不及了，因此组织应作出“紧急采购”的具体规定。例如对‘紧急采购”的供方通过授权人员的批准，取代对合格供方的调查；对“紧急采购”产品应做好标识，以便发生不合格时进行跟踪更换等。同时还需要注意做好合格供方的继续调查和评价。
    6.调查、评价和再评价的记录
    标准第7.4.1条款提出，评价结果及评价引起的任何必要措施的记录应予保持。因此，这些记录应属于对采购过程实施有效控制的组成部分。这些记录可以包括对供方质量保证能力的调查、评价和批准合格供方的相关记录，以及对供方再评价的记录；也可以包括通过对供方的调查和评价提出的相关措施的记录。例如对供方提出限期改进的要求，组织严格进货检验的规定，以及在供方不能满足本组织要求的情况下，从合格供方名单中除名的决定等记录。
    “采购产品的验证”和‘’对合格供方的重新评价”子过程从略。
    评价、选择和重新评价的准则
    GB/T19001—2000标准7.4.1条款明确提出：“应制定选择、评价和重新评价的准则。”这一准则是对供方进行调查、评价和选择以及重新评价的依据。因此，组织应对此作出具体安排。通常情况下，这一准则可以包括如下内容：
    对供方进行调查、评价和选择的主要目的；
    对供方调查、评价和选择的主要职责和权限，其中可以包括调查人员，参与评价的部门，合格供方的授权批准等职责和权限的规定；
    调查的主要内容及要求；调查评价的步骤安排；
    调查评价方法的规定及说明；合格供方的判断；
    当供方不能满足要求时的处理意见；
    再评价的时机、方法和要求；记录要求。

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