发布于 2012年12月28日
随着信息化技术的飞速发展，社会的信息结构和信息传递体制发生改变，信息载体正在从以纸介媒体向网络传媒转变。社会竞争规则从扩大规模取胜到以提升效率取胜。对于企业管理者，应该顺变而行，借助高效的管理工具，结合自身的管理才能，执行自身的管理思想，最大化创造管理效益。传统的手工处理方式，传递方式和信息的利用方式已经不能满足企业高速发展的需要，影响了业务的发展和企业领导的决策，迫切需要通过实现企业的信息化，加快内部信息流通，这时候出现了一种协同办公思想，旨在解决企业信息化过程中遇到的难题。协同OA的诞生，对企业的经营管理意义重大，其主要作用如下：
1、提高工作效率
工作效率在很大程度上取决于办公方式。试想一下，如果审批一份文件需要通过N个人审核周期长达数天，遇到领导出差那就更不知要被搁浅到什么时候了；两个地区的同事之间不知道彼此的工作情况及进度安排，想要交流一下工作还得经常打电话，万一大家都忙了就不能及时的沟通工作了。协同OA提供一个整合的工作平台，可以打破时间和空间的限制，实现随时随地的办公，大大提高工作效率。
2、改善信息流
信息流和资金流、实物流作为企业三大核心资源，其重要性在信息化时代背景下越来越突出。传统信息流多以纸质文件的形式存在，往往造成纸张浪费、流转滞后、存贮麻烦、查阅困难等诸多弊端。协同OA提供了很好的信息流处理平台，不仅能节省企业运营成本；提高信息资源流转效率，而且最大限度的发挥了信息流的应用价值，提供最好的决策支持和企业数据资料库。
3、优化工作流
工作流是企业不可或缺的业务范畴，包括订单、报价处理、采购处理、合同审核、客户电话处理、供应链管理等等。传统办公方式多采用纸张表单，手工传递的方式，一级一级审批签字，不仅工作效率低下，而且无法实现报表统计分析等功能。协同OA最重要的组成部分工作流，使用者只需在电脑上填写有关表单，系统就会按照定义好的流程自动往下跑，下一级审批者将会收到相关资料，并可以根据需要修改、跟踪、管理、查询、统计、打印等，大大提高了工作流效率和效益。
4、高效协同办公
一方面，集团化企业的各分支机构和总部之间需要一个更好的协同办公平台；另一方面随着信息化的不断推进，各种信息化管理系统的陆续引进需要协同OA的更好的整合应用。协同OA，尤其是平台型OA（例如FORP-OA），以其可移植、易扩展、易集成的优势，大大满足了企业信息化办公的协同需求。
企业管理思想好比是一部汽车，企业的管理工具应该就是引擎，是它使得管理思想转动起来并飞速前行。而OA就是使管理者从纷繁复杂的办公工作中解脱出来，使企业重新注入活力、高效和规范因子的管理工具。