会议策划人员分享活动策划前可能会遇到的细节问题

  在做活动时，如果在活动策划的初始阶段没有计入预算，就会迅速给总预算增加几千甚至几万元的意外支出，下面人员来分享活动策划前可能会遇到的细节问题，以供大家参考！

  一、活动日期
  1、活动在哪一年举办?
  2、计划在什么季节举办活动?
  3、进行活动策划的期限是多久?
  4、计划把活动定在星期几?
  5、活动较好在几点钟开始?
  6、活动的季节、月份、日期、时间是否会对客人出席活动有影响?

  二、活动地点
  1、举办活动的地点在哪里?
  2、活动是室内还是室外?
  3、是正式活动、休闲活动还是节庆活动?
  4、客人的着装。
  5、活动地点与客人住宅地之间的距离。

  三、邀请嘉宾
  1、活动中邀请了哪些贵宾?这可能会增加豪华套间、豪华轿车等项目的费用，必须将其计入预算。
  2、受邀的客人预计有多少能参加活动?是否允许客人携带一位伙伴?受邀客人在什么年龄段?受邀客人中是否有儿童?客人是否有特殊需求，例如需要使用残障设施?受邀客人是否住在外地?是否需要招待外地客人并将款待他们的时间在活动前后分别延长?

  四、现场布置
  1、客人到达活动会场时，对会场的初印象如何?随着活动的进行，是否会有任何变动?
  2、选择什么音乐作为迎宾曲?什么音乐作为活动中的伴奏乐?(这样可以确定对活动空间的要求，例如，是否需要留出乐队的位置等)
  3、采取何种迎宾方式?客人前往活动会场的方式是自行前往还是派车去接?客人是乘坐豪华轿车还是其他交通工具?
  4、灯光应该营造什么氛围?房间里应该洋溢着什么气氛?舞台采用何种照明方式?摄影、摄像、网上直播是否够专业?由谁负责摄影、摄像、网上直播的工作?摄像的背景是什么?
  5、活动房间该如何布置?是否有人发言?是否需要讲台或话筒?在视听方面是否有任何要求?是否需要视听设备，例如背投、等离子电视等?这些设备是否会影响对房间大小的要求?

  五、餐饮
  1、用餐是传统式还是自助式?需要服务生上菜还是自己去取?
  2、是在房间内配备吧台，还是由服务生送酒水?
  3、是否需要上台进行讲话、演奏、主持或娱乐?
  4、活动中提供哪种类型的食物?

  此外，在活动结束时是否要安排插放特定旋律的乐曲或盛大的闭幕式?指出，上面的这些问题有助于构建活动愿景、确定出客户心中的重点、并针对制订预算提供指导。