【一砖一瓦】详解计价软件GBQ4.0工程文件备份之道,你绝对用得到！

造价工作者们，一份预算先算钢筋；再画图形；提取工程量套定额；调价差出报表。快的一个星期，慢的两个星期。而最终成果就是一个只有几MB大的预算文件。这个文件里包含了我们全部的工作成果，如果文件丢失或损坏，将会造成非常严重的后果。例如断电、死机可能造成工程文件的部分重要数据丢失而打不开；使用U盘存储，可能遇到存储介质的损害而导致工程无法打开；甚至电脑硬盘在使用较长时间后也可能造成数据的丢失。

面对这么多的风险，我们如何做才能规避这些风险？如果问题真的出现了而又该如何最大程度的降低损失呢？

一、如何降低文件被破坏和丢失的风险

降低文件被破坏和丢失的风险其实说起来非常简单，做起来其实也挺简单的。只是一个好习惯的养成并不简单。

1）勤保存

您的工程在制作工程中，一定要勤保存，别怕麻烦。养成勤保存的好习惯，不仅仅是在做GBQ4.0时，在做Word文档、excel报表时也需要这种勤保存的好习惯。

经常有用户打电话，问工程早上新建好，到中午一次没保存过，结果电脑断电重启了，工程还能找回吗？

如果是上面这种情况，那真的是爱莫能助了，工程每保存前都是在内存中存储的，电脑断电时，内存会被释放，内存中存储的数据会全部丢失。所以您应该知道勤保存的重要性了吧。

保存的快捷键：Ctrl+S

GBQ4在系统选项中可以设置定时提醒保存的间隔时间，默认30分钟。我觉得30分钟比较合理。

当达到定时提醒保存的间隔时间后，就会弹出下图所示的窗口进行提醒。点击保存就可以了。

2）多备份

GBQ4.0工程文件的编制过程，少说也得1~2天。在这个过程中除了勤保存之外，还要做到多备份，建议半天备份一次。

自行保存备份，并将名字明明好，备份文件建议先进性压缩，之后重命名存为备份文件。

为什么要压缩呢，这里要说一个用户经常反馈的问题。有些用户可能对计算机不够熟悉，工程备份后，名称没怎么修改，结果就导致同一个工程备份了多个，最终弄不清哪儿个工程是最新的。例如用户出现了上午做的数据下午打开丢失的情况。其实是没找对最终的成果文件。

前段时间我那亲爱的老婆大人也向我求助。说两个工程，一个是在另一个基础上复制出来一份调的，结果发给对方后被发现两份工程一模一样。Oh~My God！爱莫能助呀，您都做了10年预算了，还能犯这样的错误，罪过呀。

实际工作中，这样的案例比比皆是。只要能做到勤保存、多备份，就可以把文件被破坏和丢失的风险降到最低。

二、我的文件真的丢失和损坏了怎么办

上面将的这些只是起到预防作用，如果您真的遇到了文件丢失或损坏，自己也没有做好必要的备份，该怎么办呢？

先别着急，GBQ4.0对工程文件做了足够多的安全措施，来帮您降低风险。

1）异常退出数据恢复

工程正在编辑时电脑突然断电或者死机。这种GBQ4.0异常退出的情况，基本不会对文件造成破坏。对这种情况软件也提供了相应的数据保护，工程文件再次打开时，弹出下图所示的窗口，提醒您进行数据的恢复。

不出意外，软件会将断电或死机前未保存的数据恢复，您的数据不会造成任何丢失。

2）找回历史工程

如果工程文件被破坏，无法打开时，GBQ4.0会提示您进行找回历史工程的操作。您可以打开“系统”菜单，找到“找回历史工程”功能。

打开“找回历史工程”窗口，如下图所示。这里列出了GBQ4.0所保存的所有历史工程。您在操作工程文件时每点击一次保存按钮，这里都会生成一个历史工程。

如果您编辑的工程太多，可以在文件名处输入您要找回的工程文件名进行过滤，如下图所示。按日期查找距今最近的一份历史工程，在这一行点右键，执行“保存历史工程”就可以把这份历史工程找回来，保存成预算文件打开了。

3）

GBQ4.0在每次关闭工程时会将工程进行一下备份。这个备份一个工程只有一个，如果需要，可以将文件从这个文件夹拷贝出来，直接使用GBQ4.0打开。

路径：“我的文档\ GrandSoftProjects\ GBQ4\WorkCopy”

4）打开工程时的备份

GBQ4.0在每次打开工程时会将工程进行一下备份。这个备份一个工程只有一个，如果需要，可以将文件从这个文件夹拷贝出来，并将文件名后的.bak去掉，就可以使用GBQ4.0打开了。

路径：“我的文档\GrandSoftProjects\GBQ4\Bak\河北”

5）工程升级时的备份

使用新版本的GBQ4.0软件打开低版本做的工程，由于要对工程进行升级，升级前会备份一个工程。以防止甲乙上方因为版本不同而不能互相打开。

如果要找低版本的工程备份可以去下面的路径。

路径：“我的文档\GrandSoftProjects\ GBQ4\升级工程备份\河北”

上面几种方法，相信已经非常缜密了。即使文件真的丢失或破坏，通过上面一系列的寻找，一定能找到一个最接近的备份文件，把损失降到最低。

来源：造价圈