西安会议策划的目的以及会产生哪些费用

   一些大型的会议,为了保证顺利进行,确保安全,需要进行会议策划,具有投资较高的特点,但其传播效果较好;会议策划费用高不仅仅是因为场地,也有交通、会议用设备设施所产生的费用;下面小编为大家详细介绍.

为什么一定要进行会议策划
1、必须有明确的目的性

    不是一般的目的,而应该是围绕整个组织机构的组织形象策略和近期公关目标而确立的目的.

2、高投资性

    一个要投入的资金和费用往往都是比较大的,绝对不可能用很少的资金做出很大的活动.我们可以提倡一个铜板掰成两个甚至是多个来花的精神,但高投资是最基本的特点.如果不是特别的需要,一般不要动辄使用大型活动的手段.

3、广泛的社会传播性

    公关的大型活动本身就是一个传播媒体,其作用像一个大众传播媒介,只不过这个传播媒介在大型活动没有组织之前是不发生传播作用的,一旦这个活动开展起来,就能产生良好的传播效果,我们还应该注意到活动本身吸引了公众与媒介的参与.

4、严密的操作性

    在组织的过程中,给我们成功与失败的机会只有一次,策划大型活动每一次都是现场直播,一旦出现失误就无法弥补了.

会议策划费包含哪些
    1、交通费用

    (1)出发地至会务地的交通费用--包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通.

    (2)会议期间交通费用一-主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通.

    (3)欢送交通及返程交通--包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用.

    2、会议室/厅费用

    (1)会议场地租金一一通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内--比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算.

    (2)会议设施租赁费用--此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用.

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